熟练进出商务会议场合是职场人必备的技能，不论是拜访客户还是客户到访，几乎所有的正式场合都围绕着商务会议来进行。尤其是做服务行业的职场人，与客户开会作为最日常的工作之一，开会是与客户沟通、确认方案、展示成果的重要形式。那么，我们怎么才能在会议中塑造专业形象，同时赢得客户的信任和口碑？今天这篇文章，根据常见的会议场景，总结了与客户开会时需要注意的几个要点，希望对你有所帮助。
提前发送会议议程及参会方式
每次会议前，如果会议需要确定的事项较多，那么会议涉及的议程就需要提前发送给相关参会方。比如对会议着装的要求，男女职员可以以衬衫为主要搭配元素，视场合的正式程度再选择是否要搭配西装外套或穿着套装。其次是和对方确定会议时间时，尽量不要选择休息时间或私人时间，可以在对方的工作时间范围内进行选择。如果是重要会议，就需要提前打电话预约具体拜访时间。除此之外，迟到是任何场合都非常忌讳的，很多职场新人都容易犯这样的问题。至少提前10分钟到达会议场地。
相关会议物品准备齐全
相关会议物品准备齐全，可以保证讲演的发挥效果。除了大家都知道的笔记本电脑和纸笔外，这里列出了一些会议中需要提前准备或确认的小事项，供大家参考：1、如果是比较重要或需要反复回听的会议场合，录音笔就显得很重要了。这样做，能保证会议中所有的内容都存档记录。需要注意的是，录音前需要和对方确认是否介意用录音设备。2、如果是第一次会见客户，一定要携带名片，增加客户对你的印象，也是团队品牌传播的一个必要环节。
确保有人陪同客户
客户到达后，要安排好会议议程及后续活动，确保客户时刻能感受到被陪伴。如果客户提前到达，而其它参会者还没有到，我们可以引导客户在公司内先参观一下，或者给客户发放一本产品服务手册等等，避免尴尬的同时又能加强客户对企业文化的了解。如有必要，面向重要客户还可以准备接待宣传背景图，让客户有“宾至如归”的感觉。最后，如果会议进行时间较长，中途可以安排茶点，并提前预定好午饭或晚饭。
会议是一个面对面的交流过程，客户对于你的任何动作和反馈在开会过程中都会更加敏感。会议前约定时间地点, 并通知所有与会人员，确保所有会议物料准备齐全，并确保客户有人陪同，如此，这场会议便成功了一半。
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